ЗАПОВЕДЬ 4 «СДЕЛАЙТЕ ВАШИ СОВЕЩАНИЯ ЭФФЕКТИВНЫМИ – ТО ЕСТЬ, РЕЗУЛЬТАТИВНЫМИ»

«Идеи, которые рождаются в ходе многих мозговых штурмов, обычно бесполезны, тривиальны и не слишком оригинальны.
Их редко удается применить на практике.
Однако сам процесс, похоже, заставляет людей, не расположенных
к творчеству, думать, что они предлагают нечто новаторское,
и что к ним прислушиваются другие».

А.Харви Блок, президент Bokenon Systems

Как это все знакомо – бесконечные совещания, косноязычные выступающие, повестки, наспех нацарапанные на клочке бумаги, вопросы не по теме, недостаток информации и отсутствующие, которых не успели вовремя предупредить...
Вам, как менеджеру, время от времени придется проводить совещания, и они должны быть результативными. В первую очередь, необходимо заранее обозначить главную задачу, ради которой вы собираете людей, и сделать все, чтобы принять по ней соответствующее решение.
В большинстве случаев это могут быть следующие задачи:
-организовать команду и побудить ее к действию
-поделиться информацией
-обсудить идеи (и принять по ним решения)
-собрать информацию (и принять по ней решения).
Необходимо заранее обозначить главную задачу, ради которой вы собираете людей, и сделать все, чтобы принять по ней соответствующее решение.
Некоторые совещания могут быть посвящены решению сразу нескольких задач, что необходимо предусмотреть в повестке. Если вы проводите совещание только для того, чтобы поделиться с командой какой-либо информацией, то не затягивайте мероприятие и расходитесь, как только это будет сделано. Если же вы, допустим, собираетесь обсудить, какую именно информацию вам нужно собрать, повестка должна быть другой. Некоторые совещания или собрания проводятся для того, чтобы дать возможность членам новой команды познакомиться, пообщаться, узнать больше друг о друге и о вас – их лидере. 
Если вы хотите, чтобы ваши совещания были эффективными, держите все под контролем, не допускайте лишней болтовни и не «разводите демократию». Вы менеджер, вы здесь главный – и точка! Не позволяйте никому предаваться ненужным воспоминаниям, отклоняться от темы или расслабляться. Проводите совещание в темпе и старайтесь выставить за дверь его участников сразу, как только повестка будет исчерпана. 
Не тратьте время на обсуждение «разного», «прочего» и т.п. Если чего-то нет в повестке, значит, и разговоров на эту тему быть не должно. Обычно под видом «разного» кто-то всегда пытается переложить на других часть своей работы или обязанностей, чего допускать ни в коем случае нельзя.
Лучше проводить совещания ближе к концу рабочего дня, когда многие уже собираются домой. Так вы быстрее обсудите все, что планировали, поскольку в начале дня многие еще только настраиваются на работу и могут позволить себе поболтать ни о чем. Разумеется, если вы собираете людей для того, чтобы познакомить их друг с другом, лучше это делать с утра. Кроме того, не забывайте, что многие совещания можно вообще не проводить – иногда достаточно обмена письмами по электронной почте, телеконференции или личной беседы (не тратьте время на тех, без кого можно обойтись).
Начинайте любые совещания и собрания вовремя. Никого не ждите и не повторяйте ничего для опоздавших. Если они пропустили что-то жизненно важное, коллеги перескажут им это после совещания. Возможно, это научит? их в следующий раз не опаздывать. Полезный совет – всегда планируйте начало совещания, скажем, на 3.10 вместо 3 ровно. Вы сами убедитесь, что это заставляет людей быть пунктуальнее. Хотите еще больше удивить народ – назначьте совещание на 3.35.
Информируйте о мероприятии заранее – но не слишком – так, чтобы никто не успел забыть о нем или сказать, что на этот день у него запланировано что-то еще. За день до совещания удостоверьтесь, что все участники помнят о нем и смогут придти. 
«Начинайте любые совещания вовремя и никого никогда не ждите».
Решите, кто будет вести протокол, и убедитесь, что это будет сделано так, как вам нужно. При этом не обязательно строить из себя большого начальника или быть агрессивным. Держитесь дружелюбно, но оставайтесь твердым и решительным, чтобы никто не усомнился в том, что у вас все под контролем.
Добейтесь того, чтобы обсуждение каждого пункта повестки заканчивалось планом действий или принятием соответствующего решения. Без этого все ваши дискуссии останутся пустыми разговорами.
Если на совещании присутствует больше шести человек, целесообразно разделить участников на группы, которые будут отчитываться по определенным пунктам.
И самое главное – зарубите это себе на носу – каждое такое мероприятие должно проводиться с конкретной целью. В конце совещания вы обязаны знать наверняка, достигли вы поставленной цели или нет. Да, еще одно – лучше, если участники совещания будут сидеть на жестких стульях, а не в комфортабельных креслах (или вообще стоять – а-ля West Wing) – так дело пойдет гораздо быстрее.